Om arkivering

Generel arkivering
På billedet ovenfor, er afbildedet to typer af arkiver:

                          1)  ét med roderi
                          2) ét med orden

Det er helt klart det nemmeste at arkivere noget i det første - her smider man det bare ét eller andet sted, måske ind oven i stakken. Det er til gengæld komplet umuligt at finde noget igen.

Det er lidt mere besværligt at arkivere noget i det andet eksempel, fordi man er tvunget til at tage stilling til, hvor det skal gemmes. Til gengæld er der betydelig større chance for at kunne finde et ganske bestemt dokument frem igen på et senere tidspunkt.

På bibliotekerne har man jo millionvis af bøger, som skal stilles på plads i et ganske bestemt system - ellers vil man ikke kunne finde en bestemt bog frem igen. Hertil er udviklet et nummereringssystem, så biblio-tekaren med en bog i hånden, ud fra hvad bogen handler om, kan tage stilling til, præcist, hvor den skal stå.




Arkivering på computer
Når du skal arkivere på computer, kan det igen gøres på de to måder, som billedet øverst på siden viser.

Det har de samme fordele og ulemper, men da man på computere kan arkivere betydeligt mere på den samme fysiske plads, bliver man nok nødt til at ty til arkive-ringsmetoden med orden og system - altså metode 2).

På en ganske almindelig pc, som står  mange hjem, vil man typisk kunne arkivere, hvad der svarer til mange millioner breve, som du modtager fra banken, det of-fentlig, forsikringsselskaber m.fl. - der er altså tale om et meget, meget stort arkiv - så der kan virkelig blive rodet, hvis der ikke holdes orden.

Der er kun dig til at holde orden på din pc !

Det gør de fleste nybegyndere ikke - de bruger desværre i al for høj grad roderi-metoden, og drukner til sidst i problemer og ærgelser over ikke at kunne finde tingene frem igen.

Diske, mapper og mappehieraki

Når du skal holde orden på din pc, skal du - ligesom bibliotekaren - hver eneste gang du vil gemme noget, tage stilling til, hvad det er, og hvor det bør være gemt.

Du bør lige læse lidt om, hvad det er man gemmer, når man gemmer noget på pc'en - fortsæt herfra, når du har læst (klik på ordet) dette.

Hver enkelt af dine, harddiske, USB-nøgler, disketter er altså at betragte som en arkivskuffe. Når du ser nærme-re efter, er arkivskuffen fyldt med mapper, som igen in-deholder mapper, som igen indeholder mapper - tænk på de russiske babushka-dukker.

Men hvor og hvordan oprettes disse mapper ?

Typisk vil man oprette mange mapper, og de skal alle oprettes på samme måde - forskellen er bare det sted, du starter på oprettelsen. Specielt er stedet vigtigt ved oprettelse af mappehierakier (mapper inden i mapper).


Oprettelse af en mappe
Når du opretter en ny mappe, er det vigtigt, at du er opmærksom på, hvor du opretter den - hvilken hard-disk, USB-nøgle eller diskette - eller opretter du den nede i en anden mappe, og hvilken anden mappe er det så i givet fald !

Der er altså mange forhold at afklare i dit hovede, FØR du opretter selve den nye mappe !

Selve oprettelsen kan gøres på flere måder, men her er en meget enkel og nem metode:

1) find frem til det sted, hvor mappen skal oprettes
     (harddisk, USB-nøgle,  diskette eller mappe)
2) lav et højre-klik og vælg Ny og herefter Mappe
     (du vælger bare i den menu, som fremkommer)
3) giv mappen et fornuftigt navn og tryk ENTER

- så er mappen oprettet det pågældende sted !

Se video her !

Picture
Du kan nu se en video om det, som du netop har læst. Videoen tager sig bedst ud, hvis den køres på hele skærmen.

Når du HAR startet videoen, kan du klikke på den her viste knap i nederste højre hjørne af videoen:

Når videoen er færdig, skal du bare trykke på ESC på tastaturet.

Se video om         Oprettelse af en mappe ved at klikke her   og giv en kommentar her !
                                 Oprettelse af mappehieraki Del1 ved at klikke her  og giv en kommentar her !
                                                                                        Del2 ved at klikke her  og giv en kommentar her !

Til toppen