Dokumenter (filer)

Dokumenter, filer eller hvad !

Emnerne du arbejder med på en pc -breve, budgetter, tegninger m.m., kan ligesom betragtes fra to synsvink-ler - Windows eller det program, du anvender til at be-arbejde brevet, budgettet, tegningen eller hvad det nu måtte være.

Når vi ser på emnerne fra Windows, vil man betegne dem som 'filer', og når vi ser på dem fra de programmer, man anvender til at bearbejde emnet, vil man kalde dem for 'dokumenter'.

Jeg tror det er et forsøg på at afmystifisere begrebet 'filer', og gøre det mere forståeligt i form af ordet 'doku-ment'. Det har så desværre givet den sideeffekt, at man nu tror, at et dokument er noget tekst, og dermed har noget med tekstbehandling at gøre - det er ikke nødven-digvis tilfældet. Lad mig prøve at gøre det mere gen-nemskueligt.

Når du arbejder i et regnearksprogram, opbygger du f.eks. et budget - det betegnes generelt som et doku-ment. Når du gemmer 'dokumentet' på din harddisk, bliver budgettet gemt i en 'fil' på harddisken.

Når du skriver et brev i tekstbehandling - betegnes det som et 'dokument'. Når du gemmer brevet på din hard-disk, bliver brevet gemt i en 'fil' på harddisken.

Når du tegner en tegning i et tegneprogram, betegnes det som et 'dokument'. Når du gemmer tegningen på din harddisk, bliver tegningen gemt i en 'fil' på hardisken.

Når man ser på filerne på harddisken fra Windows, vil disse 'filers' indhold jo kunne være breve, budgetter, tegninger og meget andet - hvad skal vi kalde dem, når vi gerne vil vælge et andet ord end det lidt mystiske 'filer' - ja, der har nogen foreslået 'dokumenter'.

Hvad du vælger at bruge, er op til dig, men det vil i det daglige sige noget om din forståelse af tingene, hvis du kalder en 'fil', som indeholder et brev (=tekstbehandling), for et budget (=et regneark) - eller en 'fil', som indeholder et budget (=et regneark), for et brev (=tekstbehandling) - det vil ingen kunne forstå.

Kald tingene det de indeholder - det vil alle kunne forstå. Brug evt. det misforståelige 'dokument', så har du ikke taget stilling til indholdet. Du kan også bruge det IT-faglige udtryk 'en fil', som på nogle virker lidt mystisk.

Hvor finder jeg det henne ?

Din harddisk er jo et sted vi kan gemme dokumenter. Forestil dig hvis din harddisk så ud som på billeder øverste på siden - det ville være forfærdeligt at skulle finde et bestemt dokument - ja, det ville være umuligt !

Tænk derfor på din harddisk, som én skuffe i et arkiv-skab, som på billedet her over. Hvis du har flere hard-diske, er det bare en af de andre skuffer. En USB-nøgle eller en diskette, skal du tilsvarende tænke på, som en af de andre arkivskuffer.

Når du trækker arkivskuffen ud, vil den typisk inde-holde hængemapper.

Hvad bruges en hængemapper til ?

Nede i hængemappen, kan papirerne være lagt ind i plastiklommer.

Hvad bruges plastiklommer til i dette tilfælde ?

Det vil være relativt nemt at finde et bestemt brev frem fra arkivet, idet i hvert fald skuffer og hængemappe har et navn, og måske er indholdet i plastiklommerne også beskrevet på en lille label på plastiklommen.

Hængemapper på computer

Tænk her på de russiske babushka dukker, som ligger inden i hinanden.
På en computer kan hængemapper indeholde hængemapper, som igen kan indeholde hænge-mapper. Der er en grænse for, hvor mange der kan være inden i hinanden, men i praksis vil du nok ikke støde på denne grænse.

Lagringsmedier generelt

Du skal tænke på din harddisk, som en arkivskuffe, hvor der kan oprettes mange hængemapper , hver med hængemapper inden i hængemapper i det uendelige !

På samme måde med alle andre typer af 'gemmesteder', som du kan have på din computer f.eks. netværksdiske, andre harddiske, disketter, USB-nøgler m.m.

Hvad har din pc af lagringsmedier (harddiske, USB-nøgler m.v.) ?

Hvordan adskiller en CD eller en DVD sig fra en harddisk ?

Du kan læse mere om mapper og mappekierakier her !

Hvornår skal jeg bruge det ?

Hver gang du vil gemme eller finde filer på pc'en !

Og det vil du rigtig mange gange under dit arbejde med pc'en - her nogle eksempler på, hvornår du gemmer:

1) Breve eller andet du skriver i tekstbehandling, og som du ønsker at genbruge eller bare have som kopi.
2) Budgetter og andre regneopstillinger, som du vil genbruge senere.
3) Præsentationer som du vil genbruge på et andet tidspunkt.
4) Når du skal oprette en ny database til dine CD'er, Videoer, DVD'er billeder eller andet.
5) Når overfører billeder/videoer fra dit kamera til harddisken.
6) Når du vil genbruge en tegning fra et tegneprogram.
7) Når du vil opbygge en musiksamling på harddisken.

- altså rigtig mange gange kommer du ud for at skulle 'gemme noget det rigtige sted' i dit arkivsystem. 'Det rigtige sted' for at kunne finde det igen senere !

Her er nogle eksempler på, hvornår du 'finder frem':

1) hver gang du vil genbruge et brev eller andet du har skrevet i tekstbehandling - eller bare set det igen.
2) Hver gang du skal ændre på dit budget eller lave en ny beregning.
3) Hver gang du vil vise din præsentation eller genbruge den til at lave en anden
4) Når du skal vedligeholde din database - altså oprette, rette, vise eller slette nogle elementer i den.
5) Når du skal vise dine billeder/videoer til andre.
6) Når du skal se på eller genbruge en tegning til at lave en anden.
7) Når du vil høre din musik.
8) Når du vil indsætte billeder i en tekst i tekstbehandling.
9) Når du vil vedhæfte noget til en E-mail og sende det til andre - et dokument, et budget eller et billede.
10) Når du vil indsætte billeder/videoer i en præsen-tation.

- altså rigtig mange gange kommer du ud for at skulle finde noget i dit arkivsystem - for at vise eller genbruge det på en eller anden måde!

Hvordan gør jeg så ?

Gå systematisk frem - gå fra 'større' til 'mindre' enhe-der til du til sidst er det sted, hvor noget burde gemmes eller findes !

Et eksempel: Vælg hvilken harddisk, og på den, hvilken mappe, og i denne mappe, hvilke undermappe, og i denne mappe, hvilken undermappe .... osv... til du til sidst er 'det rigtige sted' !

Læg mærke til, at det faktisk er samme teknik uanset om du skal gemme eller finde noget !

Det kræver selvfølgelig, at du kender opbygningen af dit arkiv - altså, hvad har du af harddiske og hvilke mapper er oprettet derpå !

Byg derfor din egen mappestruktur som beskrevet her.